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Microsoft 365

24 octobre 2022

Gérer les partages externes sur Microsoft 365 : nos conseils

Conseils pour les administrateurs sur la gestion des partages externes dans Microsoft 365

Microsoft 365 permet aux utilisateurs de partager des documents ou d’inviter des personnes extérieures à l’organisation dans des groupes de collaboration. Ces utilisateurs externes sont par défaut nommés invités dans l’environnement Microsoft 365.

Cette facilité de collaboration avec l’externe fait naître le besoin d’améliorer la gestion des accès et des partages dans Microsoft 365.

Seulement 64% des équipes informatiques disposent d'un moyen pour contrôler les partages avec des personnes extérieures à l'entreprise - Etude Microsoft 365 datant de 2021.

Pourtant la gestion des accès externes et du cycle de vie de la donnée est essentielle pour garantir la sécurité des données : détecter les liens de partages externes, s’assurer qu’ils sont bien conformes et les corriger si nécessaire.

Dans ce contexte, les administrateurs ou les équipes sécurité ont un rôle à jouer.



Conseils sur le paramétrage des invités et des partages externes

Premièrement, il n’est pas recommandé de fermer les partages avec les externes, cela peut provoquer la montée du Shadow IT (outils non approuvés par l'IT).

Par contre, le paramétrage des invités et des partages externes par les administrateurs reste une approche importante et proactive pour atténuer les vulnérabilités, même lorsqu'un correctif n'est pas encore disponible. Cela va permettre d’appliquer des barrières de protection pour sécuriser le contenu de l’entreprise.

Les bonnes pratiques de paramétrage sur les invités

  • Limiter la politique d’accès invité

Au lieu de désactiver l’accès invité au tenant, les administrateurs Microsoft 365 peuvent les restreindre. Via PowerShell, ils peuvent empêcher un invité à accéder à certains groupes spécifiques ou bloquer des invités provenant d’un domaine spécifique.

  • Mettre une authentification multi facteur pour les externes

Les identités des invités externes peuvent être usurpées. La mise en place d’une authentification multi facteur permet de vérifier l’identité de l’utilisateur sur un autre terminal et de réduire les risques de compromission.

  • Définir des délais d’expiration de sessions

Pour une stratégie d’identité renforcée, en plus de l’authentification multi facteur, il est possible d'activer un délai d’expiration de session. Les invités devront s’authentifier régulièrement pour accéder à leur compte. Cela permet de vérifier la sécurité du périphérique et l’identité de l’accédant.

  • Mettre en place des stratégies de DLP sur les étiquettes de confidentialités

En utilisant des étiquettes de confidentialité de Microsoft Purview Information Protection et l’outil de DLP d’Azure AD, il est possible de définir des stratégies pour suivre et contrôler les données sensibles.

IDECSI complète l’offre de Microsoft en intégrant les étiquettes de classification Purview et en proposant une plateforme de monitoring avancé pour superviser et être alerté en cas de surexposition ou de compromission.
Mieux suivre les accès sur les données sensibles avec IDECSI

Les bonnes pratiques de paramétrage sur les liens de partage

Dans Microsoft 365, la gestion des partages se fait par des liens de partage et il en existe plusieurs : Anonyme (tout le monde), Toute entreprise, Utilisateur Spécifique.
Dans le cas, où le partage anonyme reste autorisé, les équipes admins peuvent ajouter des paramétrages supplémentaires pour réduire les risques.

  • Définir le type de lien par défaut

Lorsqu’un utilisateur décide de partager un document ou un dossier via OneDrive ou SharePoint, le lien Anonyme s’applique par défaut, lorsqu’il est actif dans l’organisation.
Si l’utilisateur ne modifie pas le lien par défaut, il va créer sans le vouloir un lien anonyme accessible par tout le monde et sans besoin d’authentification.

Les administrateurs peuvent définir le lien par défaut ‘Toute entreprise’ ou ‘Personne spécifique’, la deuxième étant l'option la plus sécurisée.

  • Définir une date d’expiration pour les liens ‘Anonymes’

Certaines données stockées sur SharePoint, Microsoft Teams ou encore OneDrive sont amenées à être conservées.
En imposant une date d’expiration pour les liens Anonymes, les accès des invités seront automatiquement revus sans l’intervention des utilisateurs. Cela permet d’éviter des accès inattendus dans le temps et des modifications non souhaitées.

  • Définir les permissions des liens Anonymes

Il existe plusieurs permissions possibles pour les liens de partage Microsoft : modification, lecture, téléchargement.
Par défaut, les liens sont paramétrés sur ‘Modification’ mais les équipes admins peuvent pousser par défaut une permission en lecture seule. Ainsi les invités ne pourront pas modifier le contenu du document partagé.

Sensibiliser les utilisateurs

La meilleure pratique pour la gestion des partages externes reste encore la sensibilisation des utilisateurs.

Les utilisateurs sont aujourd’hui les administrateurs de leurs ressources. D’ailleurs la création d’un partage commence avec eux via la création d’un lien de partage, la création d’une équipe teams ou d’un site SharePoint.
C’est pourquoi, aujourd’hui, la sensibilisation des collaborateurs aux enjeux de sécurité devient indispensable pour prévenir les risques de fuite de données.

Découvrir l’article : Bonnes pratiques sur les partages externes Microsoft 365 pour les utilisateurs


Gouvernance des données et revue des accès dans Microsoft 365

L’activation des partages externes comporte des risques (fuite de données, non contrôle sur les partages, illégitimité du partage dans le temps). Il est recommandé de mettre en place des règles de gouvernance pour réduire ces risques.

La visibilité est le cœur de cette stratégie de gouvernance. Des solutions natives Microsoft ou tiers existent pour comprendre comment les données sont utilisées et superviser les accès.

A la suite de l’audit de l’environnement, il est possible d’appliquer une stratégie de revue de droits des accès. La revue des accès dans le temps permet de s’assurer que les droits accordés à des utilisateurs est conforme à la politique de sécurité d'une entreprise et à l’activité de l’utilisateur.

Microsoft Access Reviews

Azure AD Access Reviews est l’outil de Microsoft pour suivre et gérer l’appartenance à des groupes internes et donc les accès. Via le lancement de campagnes de revue des accès, il est possible d’envoyer des notifications aux propriétaires de groupes Teams ou SharePoint pour valider les membres.

Azure AD Access Reviews permet d’impliquer les utilisateurs sur les revues des accès et d’assurer un examen régulier sur les accès effectués aux ressources.

A la suite du lancement de la campagne, les propriétaires des groupes Teams / SharePoint recevront un email avec le groupe à vérifier. La vérification se fera uniquement au niveau des membres et ne concernera pas les canaux partagés.
Les permissions ou liens de partages réalisés en dehors des membres d’une équipe Teams (sur SharePoint par exemple) ne pourront pas faire partie de la campagne de recertification.

Cet outil est uniquement proposé dans la licence Azure AD P2 (compris dans la licence E5 de Microsoft).

Le complément IDECSI

IDECSI a développé un outil de recertification, qui complète l’offre de Microsoft en adressant tous les outils collaboratifs Microsoft 365 et quel que soit le niveau de licence.

Pour cela, les équipes sécurité et administrateurs disposent d’une solution pour lancer rapidement des audits et consulter rapidement les partages à risque (externes, anonymes) et la surexposition des données sur le tenant.

Les administrateurs peuvent ensuite lancer des campagnes de revues de droits automatisées et programmables :

  • Durée, périodicité
  • Relances automatiques
  • Personnalisation des emails et notifications
  • Ciblage sur les ressources et populations

Des rapports personnalisée sont ensuite disponibles sur la plateforme pour analyser les résultats des campagnes en cours (suivi des demandes, des validations, planification).

L’utilisateur dispose, quant à lui, d’un tableau de bord de sécurité pour mettre en place une gouvernance sur ses données et une revue des partages depuis un portail unique, nommé MyDataSecurity.

Dans le cadre d’une campagne, les utilisateurs recevront en plus une notification pour recertifier l’ensemble des droits et pourront appliquer une remédiation automatique.

Découvrir la solution revue de droits IDECSI

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