--- title: "Optimisation du stockage Microsoft 365 : Sharepoint et OneDrive" description: Découvrez les bonnes pratiques clés pour optimiser la gestion du stockage des données dans SharePoint et OneDrive. image: https://blog.idecsi.com/hubfs/Optimiser%20la%20gestion%20du%20stockage%20sur%20Microsoft%20365.png --- [![Logo-Idecsi-Black-tagline](https://blog.idecsi.com/hs-fs/hubfs/LOGOS%20IDECSI/LOGOS%20OFFICIELS/Logo-Idecsi-Black-tagline.png?width=1010&height=319&name=Logo-Idecsi-Black-tagline.png)](https://www.idecsi.com/fr/) - [Pourquoi IDECSI](https://www.idecsi.com/fr/pourquoi-choisir-idecsi/) - Solutions DETOX® pour M365 Diagnostic, Remédiation, ROI [Découvrez DETOX](https://info.idecsi.com/detox-donnees-partagees-m365?hsLang=fr) ![résultats gains sécurité](https://blog.idecsi.com/hubfs/ILLU-4.png) Solutions La plateforme IDECSI résout les problématiques essentielles liées aux données : DSPM, Data Access Governance, Human Risk Management, Data Volume Management - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Sécurité des données M365](https://www.idecsi.com/fr/solution/mydatasecurity/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Stockage et volumétrie M365](https://www.idecsi.com/fr/solution/mydatamanagement/) - [Cas d'usage](https://www.idecsi.com/fr/challenges-m365/) Checklist M365 15 signaux d'alerte que vos données sont à risque [Voir la checklist](https://blog.idecsi.com/hubfs/IDECSI%20-%20Checklist%2015%20signaux%20d%E2%80%99alerte.pdf?hsLang=fr) ![Checklist risques M365](https://blog.idecsi.com/hubfs/Frame-2147255341.png) Vos défis 2026 Sécurité, gouvernance & volumétrie des données sur Microsoft 365 - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Eviter l'exposition des données sensibles](https://www.idecsi.com/fr/challenge/donnees-sensibles/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Gérer les accès externes](https://www.idecsi.com/fr/challenge/acces-externes/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Assurer la conformité réglementaire](https://www.idecsi.com/fr/challenge/conformite/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Sécuriser l'IA Copilot](https://www.idecsi.com/fr/challenge/deploiement-copilot/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Optimiser le coût de stockage](https://www.idecsi.com/fr/challenge/optimiser-stockage-m365/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Sensibiliser vos utilisateurs](https://www.idecsi.com/fr/challenge/sensibilisation/) - [Clients](https://blog.idecsi.com/fr/ressources-clients?hsLang=fr) - Ressources Livre blanc Les bonnes pratiques pour préparer ses données à Copilot M365 [Télécharger le guide](https://info.idecsi.com/livre_blanc_copilot?hsLang=fr) ![Livre blanc Copilot sécurité des données](https://blog.idecsi.com/hubfs/Frame-2147255339.png) Nos ressources Consulter nos ressources utiles pour améliorer la gouvernance des données - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Blog](https://blog.idecsi.com/fr/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Help Center](https://help.idecsi.com/) - [![download\_done](https://blog.idecsi.com/hubfs/download_done.svg) Ressources & Actualités](https://blog.idecsi.com/fr/ressources?hsLang=fr) - - [Français](https://blog.idecsi.com/fr/optimiser-gestion-stockage-m365) - [English](https://blog.idecsi.com/en/microsoft-365-storage-optimization) Rechercher [Demandez une démo](https://info.idecsi.com/fr/demo-idecsi?hsLang=fr) Microsoft 365 25 mai 2024 # Optimisation du stockage Microsoft 365 : Sharepoint et OneDrive ![Optimiser la gestion du stockage sur Microsoft 365](https://4272098.fs1.hubspotusercontent-na1.net/hubfs/4272098/Optimiser%20la%20gestion%20du%20stockage%20sur%20Microsoft%20365.png) - [Accueil](https://www.idecsi.com/fr/) - [Blog](https://blog.idecsi.com/fr) - Optimisation du stockage Microsoft 365 : Sharepoint et OneDrive Dans l'écosystème Microsoft 365, le stockage est le moteur silencieux de la productivité. Il garantit l’accès à l’information via SharePoint, OneDrive et Teams. Cependant, face à la croissance exponentielle des données, la capacité de stockage n'est plus une commodité illimitée. Pour les grandes entreprises, les volumes atteignent désormais plusieurs pétaoctets (1 PO = 1 000 To). Les enjeux deviennent alors critiques : **dérive financière** (coûts de dépassement), **impact environnemental** et **gouvernance** (conformité, sécurité). Cette gestion, qu’elle soit motivée par une [démarche de numérique responsable (RSE)](https://blog.idecsi.com/fr/sobriete-numerique-entreprise-enjeux?hsLang=fr)  ou par la rationalisation budgétaire, est indispensable pour éviter la saturation des espaces par des données obsolètes. Dans cet article, nous détaillons les mécanismes de gestion du stockage dans Microsoft 365, les coûts réels et les méthodes pour impliquer les utilisateurs.   ***Mise à jour 2026 : Évolutions récentes du stockage Microsoft 365*** *Microsoft a considérablement enrichi ses outils de gouvernance. La gestion des quotas est désormais centralisée, [**Microsoft Purview**](https://blog.idecsi.com/fr/classifier-et-proteger-les-donnees-sensibles?hsLang=fr) pilote le cycle de vie de la donnée (rétention/archivage), et l'arrivée de* ***Microsoft 365 Archive*** *offre de nouvelles options pour les données froides. Enfin, l'IA ([Copilot](https://blog.idecsi.com/fr/m365-copilot-guide-entreprises?hsLang=fr)) joue un rôle croissant pour aider au tri et à l'identification des contenus à faible valeur.* Au programme : - [Espace de stockage global (Tenant) : Configuration et modèles de coûts](https://blog.idecsi.com/fr/optimiser-gestion-stockage-m365#stockage) - [Les différentes options de stockage : OneDrive vs SharePoint](https://blog.idecsi.com/fr/optimiser-gestion-stockage-m365#Onedrive-sharepoint) - [5 bonnes pratiques pour optimiser et sécuriser le stockage dans Microsoft 365](https://blog.idecsi.com/fr/optimiser-gestion-stockage-m365#pratiques) - [MyDataManagement : solution](https://blog.idecsi.com/fr/optimiser-gestion-stockage-m365#MyData)   ## Espace de stockage global (Tenant) : Configuration et modèles de coûts La compréhension du modèle de "stockage mutualisé" (pooled storage) est la première étape pour maîtriser son budget. ### Le calcul du quota SharePoint Online Contrairement à une idée reçue, le stockage n'est pas infini. L'espace total disponible pour votre [organisation (tenant)](https://blog.idecsi.com/fr/pr%C3%A9pare-tenant-copilot-m365?hsLang=fr) est calculé selon une formule précise : - **Base fixe :** 1 To par organisation. - **Ajout variable :** 10 Go supplémentaires par licence utilisateur éligible (ex: Microsoft 365 E3/E5, Business Standard). *Note : Certains plans (comme les plans F1 ou Kiosk) n'incrémentent pas ce quota.* C'est cet espace global qui est partagé entre tous les sites SharePoint et les équipes Teams. ### Le coût du dépassement Lorsque ce quota mutualisé est atteint, le stockage passe en mode lecture seule ou nécessite l'achat de capacité additionnelle (*Office 365 Extra File Storage*). Les tarifs ont évolué et varient selon les contrats (EA, CSP) et les régions. À titre indicatif, le coût public se situe aux alentours de **0,20 $ / Go / mois**. Cela peut sembler faible à l'unité, mais pour une entreprise dépassant son quota de 50 To, la facture annuelle peut s'alourdir de plus de **100 000 €**. Il est impératif de vérifier vos conditions tarifaires exactes dans le [Centre d’administration Microsoft 365](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/business/microsoft-365-administration) ou auprès de votre partenaire revendeur. ## Les différentes options de stockage : OneDrive vs SharePoint Dans l'environnement Microsoft 365, il est essentiel de distinguer le stockage individuel du stockage collaboratif. ### 1. OneDrive Entreprise : L'espace individuel OneDrive est conçu pour les documents de travail personnels avant partage. - **Quota standard :** 1 To par utilisateur par défaut pour la majorité des abonnements. - **Extension possible :** Pour les plans éligibles (ex: E3, E5) et si l'utilisateur atteint 90% de son espace, l'administrateur peut augmenter ce quota jusqu'à **5 To**. Au-delà, une demande spécifique au support Microsoft peut débloquer jusqu'à 25 To par utilisateur. Le suivi s'effectue via 4 états de stockage (Sous la limite, Presque complet, Complet, Dépassement). La gestion des quotas s'opère désormais principalement via le **Centre d’administration Microsoft 365** (rubrique Utilisateurs) ou via [PowerShell](https://learn.microsoft.com/fr-fr/powershell/scripting/overview?view=powershell-7.5) pour des modifications en masse. ### 2. SharePoint Online : Les espaces collaboratifs [Le stockage SharePoint](https://blog.idecsi.com/fr/stockage-sharepoint-r%C3%A9duire-co%C3%BBt?hsLang=fr) (sites d'équipe, bibliothèques, Teams) puise dans le quota global du tenant décrit plus haut. - **Limite technique par site :** Un site unique peut héberger jusqu'à **25 To** de données. - **Attention :** Si cette limite technique est élevée, elle est souvent supérieure au quota global de nombreuses PME. Il est donc risqué de laisser les sites en "gestion automatique" sans surveillance. Les administrateurs peuvent définir des **quotas de stockage par site** (manuel) pour éviter qu'un seul projet ne consomme toute la capacité de l'entreprise.   ## 5 Bonnes pratiques pour optimiser et sécuriser le stockage L'achat de stockage supplémentaire ne doit être qu'un dernier recours. Voici comment optimiser l'existant : ### 1. Surveiller les ressources inactives Utilisez les **Rapports d'usage Microsoft 365** pour identifier les sites SharePoint et les équipes Teams sans activité depuis 90 ou 180 jours. La suppression ou l'archivage de ces conteneurs est le levier le plus rapide pour récupérer de l'espace (et [réduire la surface d'attaque](https://blog.idecsi.com/fr/copilot-impact-securite-donn%C3%A9es-m365?hsLang=fr)). ### 2. Industrialiser les limites de stockage (Quotas) Ne laissez pas les sites en mode "Automatique". Appliquez une limite par défaut (ex: 100 Go par site projet) lors de la création. Cela force les propriétaires à demander une extension justifiée plutôt que de stocker des données inutiles. ### 3. Exploiter Microsoft Purview pour le cycle de vie (DLM) Ne vous contentez pas de stocker, gérez la fin de vie : - **Étiquettes de rétention :** Configurez des règles pour supprimer automatiquement les données obsolètes après une période donnée (ex: 5 ans pour les documents comptables, 1 an pour les fichiers temporaires). - **Teams & Exchange :** Activez des stratégies de rétention pour nettoyer automatiquement les conversations et logs anciens qui n'ont plus de valeur métier. ### 4. Maîtriser le versioning Microsoft recommande une configuration du versionning en mode “automatique”, pour que le système optimise intelligemment le stockage en conservant progressivement moins de versions anciennes. En mode “manuel”, SharePoint peut conserver un maximum de 500 versions majeures d'un document. Pour des fichiers volumineux (PPTX, vidéos), cela multiplie l'espace occupé de manière exponentielle. ### 5. SharePoint Advanced Management : votre allié pour nettoyer le stockage **SharePoint Advanced Management (SAM)** est inclus dans SharePoint Premium. Microsoft l'a conçu pour vous aider à gérer votre stockage efficacement. Voici ce qu'il fait pour vous : - **Repère les sites abandonnés** : Il détecte les sites SharePoint et Teams que personne n'utilise plus - **Identifie les partages à risque** : Il scanne les permissions et vous montre quels contenus sont accessibles à trop de monde - **Prépare vos données pour Copilot** : Il nettoie vos sources de données pour que Copilot vous donne des réponses plus précises 💡 **Vous n'avez pas SAM ?** Utilisez les Rapports d'usage Microsoft 365 combinés à des scripts PowerShell. Vous pourrez générer des listes de fichiers volumineux, de doublons ou de documents non consultés depuis des mois. **Vos utilisateurs sont la clé : sensibilisez les au stockage responsable** Vous pouvez mettre en place tous les outils du monde, mais vos collaborateurs créent 80% des données. Vous devez leur faire comprendre que le cloud a des [limites physiques et un coût environnemental](https://blog.idecsi.com/fr/gourvernance-donnee-ia-sobriete?hsLang=fr). Microsoft Sustainability Manager permet de visualiser l'empreinte carbone de votre infrastructure cloud, stockage Microsoft 365 inclus. ⚠️ **Attention** : Cet outil nécessite des licences spécifiques. Toutes les offres M365 n'y donnent pas accès. Vérifiez votre éligibilité avec votre partenaire Microsoft. **Le message à faire passer** : Même si vous n'accédez pas au tableau de bord de durabilité, chaque Go supprimé réduit les émissions CO2 de l'entreprise (Scope 3). #### **5 actions simples à promouvoir auprès de vos équipes** Proposez ces réflexes à vos collaborateurs : - Vider la corbeille SharePoint et OneDrive chaque mois - Nettoyer le dossier "Téléchargements" (local et cloud) - Supprimer les versions brouillons une fois le document finalisé - Partager des liens au lieu d'envoyer des pièces jointes lourdes - Archiver les projets terminés au lieu de les laisser actifs Vous transformez ainsi la gestion du stockage en double victoire : **vous maîtrisez vos coûts** et **vous renforcez votre démarche RSE**. ## Comment SUEZ a supprimé 110 TB de données inutiles en 10 semaines La croissance du stockage M365 est mécanique : +10 % tous les six mois en moyenne. Pour la plupart des organisations, elle est aussi invisible, jusqu'au moment où la facture de dépassement arrive. [SUEZ](https://blog.idecsi.com/fr/ressources-clients/cas-client-suez-secteur-gestion-de-leau?hsLang=fr) gérait 471 TB de données sur son tenant Microsoft 365 pour 28 000 utilisateurs. Un volume qui augmentait structurellement, alimenté par l'accumulation de fichiers obsolètes, de versions inutiles et de contenu jamais révisé depuis leur création. L'approche a été organisée en deux temps. Les équipes IT ont d'abord cartographié le stockage pour identifier les données à faible valeur : doublons, versions multiples, fichiers non consultés depuis plus d'un an. Ensuite, la révision et la suppression ont été déléguées aux collaborateurs eux-mêmes, en tant que propriétaires de leurs données, sans passer par un traitement centralisé côté IT. En 10 semaines, 23 % de la volumétrie totale a été supprimée, soit 110 TB libérés. À titre de comparaison, au coût public du stockage additionnel Microsoft (environ 0,20 $ / Go / mois), ce volume représente une économie annuelle significative sur le budget infrastructure. La réduction de volume a eu un second effet, moins attendu : en supprimant les données inutiles, SUEZ a simultanément réduit sa surface d'exposition. Moins de données accessibles, c'est mécaniquement moins de risques de fuite ou d'accès non maîtrisé. Robin Foucault, Chef de projet cybersécurité chez SUEZ, le formule ainsi : l'objectif financier a été atteint, tout en renforçant la sécurité des données. Ce retour d'expérience illustre un point souvent sous-estimé : un projet de nettoyage du stockage M365 n'est pas uniquement un projet d'infrastructure. C'est aussi un levier de gouvernance. Nous avons consolidé la méthodologie de SUEZ et celle de dizaines d'organisations comparables dans un guide complet sur la gestion du stockage et de la volumétrie des données M365. [![8 3](https://blog.idecsi.com/hs-fs/hubfs/8%203.png?width=599&height=257&name=8%203.png)](https://info.idecsi.com/fr/sobri%C3%A9t%C3%A9-num%C3%A9rique-volume-donnees?hsLang=fr)   ## MyDataManagement : L'outil pour faciliter la sobriété numérique Si les outils natifs (Admin Center, Purview) sont puissants pour les administrateurs IT, ils laissent souvent les utilisateurs finaux dans le flou. La solution [MyDataManagement](https://www.idecsi.com/fr/solution/mydatamanagement/) d’IDECSI comble ce fossé en offrant à chaque collaborateur et propriétaire de données une visibilité immédiate sur son empreinte numérique. Au-delà d'un simple constat, la solution permet de : - **Visualiser** les espaces volumineux, obsolètes ou inutilisés. - **Agir** directement via une interface simplifiée pour archiver, supprimer ou réviser les accès. - **Responsabiliser** les métiers en leur donnant les moyens de contribuer à la stratégie de gouvernance et de sobriété de l'entreprise. En complément des rapports d'usage Microsoft 365, MyDataManagement rend la maintenance du stockage **distribuée et continue**, évitant ainsi les campagnes coûteuses de nettoyage d'urgence.   Articles récents [Identifier et classifier les données sensibles dans Microsoft 365 : pourquoi les métiers doivent s'impliquer](https://blog.idecsi.com/fr/classer-donnees-sensibles-implication-metiers?hsLang=fr) [Remédiation des droits d'accès Microsoft 365 : comment DETOX accélère la correction](https://blog.idecsi.com/fr/remediation-acces-microsoft365?hsLang=fr) [Exclure un site SharePoint de Copilot : les 3 méthodes en 2026](https://blog.idecsi.com/fr/exclure-site-sharepoint-copilot-3-methodes?hsLang=fr) [Sécurité Microsoft 365 : le retex DETOX d'Abeille Assurances et de Louis Dreyfus Company aux Assises 2026](https://blog.idecsi.com/fr/retex-assises-2026-detox-m365?hsLang=fr) Livre blanc - Prévenir les fuites de données [![Accéder au guide](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/4272098/interactive-209999378972.png)](https://blog.idecsi.com/hs/cta/wi/redirect?encryptedPayload=AVxigLKieFoSuiltQKJ%2BtqV3fnZvM6%2FScJSWFoSXA0r72vTebJsryTqoaFxKQ9Q4XmplyE5q%2B3D7MsWG1gg8lcjjIGT6HXG6SyIv17NYSYDt%2FlQTgiNWsKpyku%2FHB5OfjRLDZvZncCdhZLuzaOogOVG8ykWDhyUr9914g8aKCqzOeDAY5hq32a198f7f9ouQXNUcIjwd4NhSqtyK09bijIxvAclwKR9M7JaXTsFFFw%3D%3D&webInteractiveContentId=209999378972&portalId=4272098&hsLang=fr) Partager l'article Abonnez-vous à la newsletter pour recevoir nos contenus chaque mois. 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