Optimiser son Stockage SharePoint Online et réduire les coûts

Dans un environnement Microsoft 365 en pleine expansion, la gestion du stockage SharePoint Online devient un enjeu clé pour les entreprises. Face à l’explosion des volumes de données, la multiplication des versions et le manque de gouvernance sur les partages, les organisations font face à une surconsommation d’espace qui entraîne des coûts élevés et une exposition accrue des informations.

Mais est-il vraiment nécessaire d’acheter du stockage supplémentaire ? Et si vous pouviez optimiser votre tenant en identifiant les données inutiles et obsolètes ?

Grâce à une approche en 2 étapes, MyDataManagement permet aux entreprises d'identifier les données inutiles et de les supprimer.

Au programme : 

• Stockage M365 : les défis majeurs
• Comment optimiser votre espace SharePoint sans coût supplémentaire ?
• Gouvernance des données : au-delà de la simple optimisation

Stockage M365 : les défis majeurs

SharePoint est un pilier de Microsoft 365. Il permet aux entreprises de centraliser les documents, faciliter la collaboration et organiser l’information. Cependant, son modèle de stockage repose sur une allocation limitée, avec la possibilité d’acheter de l’espace supplémentaire… à un coût élevé.

Le problème ? La croissance incontrôlée des données. Documents obsolètes, fichiers en double, versions multiples… Le volume explose et entraîne des risques de saturation, d’inefficacité et de surcoût. Et avec l’essor de l’IA dans Microsoft 365, un stockage mal maîtrisé devient un vrai danger : sans gouvernance des accès, des droits et des partages, Copilot indexera aussi bien les documents obsolètes et les doublons que les fichiers à jour, risquant ainsi de générer des réponses inexactes ou dépassées.

Pourquoi le stockage SharePoint devient-il un problème ?

• Croissance exponentielle des données : la création continue de documents alourdit l’espace de stockage.
• Versions et doublons : chaque modification génère de nouvelles copies qui s’accumulent.
• Absence de gouvernance : sans suivi des partages et des accès, les fichiers inutiles restent stockés indéfiniment.
• Coût élevé du stockage supplémentaire : une facture qui peut rapidement s’envoler sans stratégie d’optimisation.

Comment optimiser votre stockage SharePoint sans coût supplémentaire ?

La bonne nouvelle : il est possible d’optimiser le stockage SharePoint Online et de réduire les coûts sans effort manuel fastidieux. MyDataManagement vous permet de reprendre le contrôle sur vos données grâce à une approche en 2 étapes !

5 actions clés pour réduire le volume de stockage :

• Identifier et supprimer les fichiers inutiles : détectez rapidement les documents obsolètes ou en doublon.
• Limiter le nombre de versions : évitez de stocker des dizaines de versions d’un même fichier.
• Optimiser les partages : contrôlez les fichiers partagés en externe et nettoyez ceux qui ne sont plus utilisés.
• Mettre en place des règles de rétention : automatisez la suppression des fichiers dépassés.
• Suivre l’évolution du stockage : visualisez en temps réel les tendances et anticipez les besoins.

Gouvernance des données: au-delà de la simple optimisation

Optimiser le stockage SharePoint ne se limite pas à réduire l’espace occupé. Une gestion efficace du stockage passe par une gouvernance rigoureuse et un contrôle en continu des usages, en limitant l’accumulation de données inutiles et en mettant en place un véritable pilotage du stockage.

Avec MyDataManagement, les entreprises disposent d’un dispositif en deux étapes pour optimiser leur stockage SharePoint :

1️⃣ Audit du tenant M365
Une analyse approfondie permet d’identifier les fichiers volumineux, les doublons et les documents obsolètes qui alourdissent inutilement l’espace de stockage. Grâce à une cartographie détaillée, il devient possible de visualiser l’occupation réelle du stockage et d’identifier les leviers d’optimisation.

2️⃣ Suppression des fichiers inutiles et obsolètes
L’outil facilite le nettoyage intelligent en détectant les fichiers en doublon, les versions obsolètes et les documents non pertinents. Il permet également d’automatiser certaines règles de suppression et de paramétrer des alertes en cas d’occupation anormale du stockage.

Les bénéfices : une gouvernance optimisée et un stockage maîtrisé

• Visibilité totale : Une compréhension claire des volumes stockés et des documents réellement utilisés.
• Budget maîtrisé : Suppression des fichiers inutiles pour éviter l’achat de stockage supplémentaire coûteux.
• Gestion proactive : Un suivi continu pour anticiper les besoins et éviter l’accumulation de données superflues.
  
  
  Grâce à MyDataManagement, les organisations adoptent une démarche durable et efficace pour un stockage optimisé et un site SharePoint maîtrisé