Réduire le volume de données obsolètes dans Microsoft 365 : un enjeu stratégique et durable

Dans un environnement numérique où les données se multiplient à grande vitesse, les entreprises font face à un défi de taille : maintenir un espace de travail structuré, performant et conforme.
L’accumulation de fichiers inactifs ou obsolètes dans Microsoft 365 nuit à la lisibilité des environnements collaboratifs, alourdit les coûts de stockage et complexifie la gouvernance des données.

Adopter une approche proactive pour identifier et supprimer les données inutiles est devenu indispensable — tant pour des raisons économiques que pour favoriser un numérique plus responsable.

Au programme :

Pourquoi les données obsolètes posent problème
Bonnes pratiques pour limiter leur prolifération des données
Une démarche centrée sur les utilisateurs

Pourquoi les données obsolètes posent problème

Les fichiers oubliés ou devenus inutiles occupent de l’espace sans apporter de valeur ajoutée. À long terme, cela peut avoir plusieurs effets négatifs !

Impact financier : Le stockage dans Microsoft 365 repose sur des quotas définis par licence. Une consommation excessive peut rapidement conduire à des frais supplémentaires, en particulier pour les grandes organisations.

Environnements de travail surchargés : Des espaces SharePoint ou OneDrive encombrés rendent la navigation et la recherche d’informations plus complexes pour les utilisateurs. La productivité s’en trouve affectée.

Risque de non-conformité : Les données dormantes ne sont pas toujours correctement protégées ou suivies, ce qui peut poser des problèmes de sécurité ou de conformité réglementaire.

Poids écologique : Chaque fichier stocké consomme de l’énergie. Dans une logique de sobriété numérique, réduire les volumes inutiles contribue à limiter l’empreinte carbone de l’entreprise.

Bonnes pratiques pour limiter la prolifération de données

La croissance continue des fichiers dans les espaces collaboratifs de Microsoft 365 complexifie la gestion des environnements de travail. Sans discipline, les données obsolètes, redondantes ou inactives s'accumulent, alourdissent les systèmes, augmentent les coûts et contribuent à une empreinte numérique inutile.

Pour y remédier, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre :

Identifier et nettoyer les comptes inactifs pour libérer de l’espace et renforcer la sécurité.
Limiter le nombre de versions de documents dans SharePoint, pour éviter les doublons et fichiers inutiles.
Appliquer des politiques de rétention intelligentes, permettant de supprimer automatiquement les données non pertinentes.
Lancer des campagnes de sensibilisation auprès des utilisateurs pour encourager le tri régulier de leurs fichiers.

Une stratégie de gestion combinant automatisation et implication des collaborateurs est essentielle pour éviter l’encombrement numérique.

Impliquer les utilisateurs

La suppression des données obsolètes ne peut pas reposer uniquement sur les équipes IT. Les utilisateurs sont souvent les mieux placés pour savoir ce qui est utile ou non dans leurs fichiers.

C’est dans cette optique qu’IDECSI propose MyDataManagement, la solution qui donne aux collaborateurs une vue claire sur leurs données dans Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, Teams).

Ils peuvent ainsi identifier facilement les fichiers non accédés, volumineux ou en doublon, et agir en autonomie pour les supprimer ou les archiver, en fonction de leur utilité.

Cette approche contribue à :