Dans un contexte où les coûts liés à l’environnement Microsoft 365 s’envolent, chaque gigaoctet devient stratégique. Les nouvelles offres, comme Microsoft Fabric et la consolidation des licences, imposent aux petites comme aux grandes organisations des dépenses souvent sous-estimées.
Pourtant, derrière ces volumes de données qui s’accumulent se cache un levier puissant : la maîtrise du stockage. Réduire la facture de stockage, ce n’est pas seulement économiser des milliers d’euros; c’est aussi optimiser la performance, renforcer la gouvernance et favoriser une démarche de sobriété numérique au sein de l’entreprise. Pour les acheteurs IT, c’est l’opportunité de transformer un poste de coût invisible en avantage compétitif. Alors, comment reprendre le contrôle sur les données et réduire durablement ses couts IT, découvrez 7 raisons d'optimiser le stockage.
Chiffres clés :-> Conséquence directe : Cette accumulation de données inutiles alourdit le stockage, augmente les coûts de stockage et accentue l’impact environnemental du numérique. Si l’entreprise utilise Copilot, l’IA peut aussi indexer des données obsolètes, ne garantissant alors pas le résultat escompté.
Au programme :
Chaque tenant dispose d’un quota de base de 1 To + 10 Go par licence (E ou B), mais la croissance incontrôlée des données (versions multiples, doublons) entraîne souvent une saturation rapide.
Pour les achats, chaque Go supprimé évite d’acheter du stockage supplémentaire ou de monter en gamme de licences. On récupère du budget immédiat et on reprend le contrôle sur une dépense devenue invisible.
Moins de données mortes = de meilleures décisions. On augmente la valeur utile du patrimoine documentaire et on réduit les coûts liés aux sauvegardes, aux recherches et à la gestion. Si par exemple l’entreprise utilise Copilot, les données obsolètes risquent de corrompre les résultats attendus. Donc au-delà de l’impact financier, conserver des données inutiles plombent la performance de l’entreprise.
Nettoyer M365, c’est réduire l’empreinte carbone du groupe. C’est un levier RSE concret, mesurable, simple à expliquer dans un reporting extra-financier.
En responsabilisant les équipes, on évite un projet centralisé lourd et coûteux. Les data owners gèrent eux-mêmes leurs espaces, avec un taux d’adoption élevé, et les achats bénéficient d’un nettoyage régulier pour contrer cette fuite en avant de la volumétrie.
L’optimisation du stockage clarifie qui possède quoi et qui doit maintenir quoi. C’est une porte d’entrée vers une gouvernance data plus mature, sans lancer un énorme programme de transformation.
Avec des volumes réels et maîtrisés, on discute avec Microsoft sur des faits. Cela permet de challenger les paliers, les quotas, et parfois de renégocier à la baisse.
En ne gardant que les données essentielles dans votre tenant, vous réduisez la surface d’attaque !
En effet, si vous maîtrisez les données de votre tenant, vous renforcez ainsi la sécurité de votre organisation.
Detox MDM est une solution clé-en-main qui permet d’optimiser son stockage et ainsi réduire les coûts dès 7 jours !
1ère étape : visibilité sur le stockage de votre tenant M365 (Teams, SharePoint, OneDrive)
Sur un tableau de bord intuitif, retrouvez tous les KPI’s dont vous avez besoin :
La volumétrie utilisée sur votre tenant : les fichiers non accédés depuis un certain temps, es nombreuses versions d’un même fichier ou encore les fichiers trop volumineux.
La solution vous montre également la volumétrie disponible et les optimisations possibles.
2ème étape : Nettoyage des données inutiles
Suite aux recommandations de la solution, vous pouvez mener des actions de nettoyage : pour une meilleure gestion et suppression des versions, des données obsolètes...
3ème étape : Mesure de la performance
Evaluez les résultats concrets : stockage optimisé, diminution significative du volume de données, réduction des coûts pour l’entreprise, et amélioration de la sécurité grâce à un rapport BI intuitif. Vous pourrez ainsi communiquer à la direction les actions réalisées ainsi que les gains obtenus !
Adoption et RSE : L’interface favorise l’adoption par les utilisateurs et s’inscrit dans une démarche RSE, en responsabilisant chacun sur sa consommation numérique.
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Derrière la croissance des données se cache une opportunité stratégique : réduire la facture de stockage. Pour les acheteurs IT, c’est un moyen direct d’améliorer le retour sur investissement
. Chaque gigaoctet supprimé représente une économie directe, une meilleure maîtrise des dépenses et une opportunité de renforcer la gouvernance des données.
La démarche ne se limite pas à la réduction des coûts : elle améliore la qualité du patrimoine documentaire, favorise la sobriété numérique, responsabilise les équipes et renforce la sécurité de l’organisation. Grâce à des solutions comme Detox MyDataManagement, les entreprises disposent désormais d’outils concrets pour visualiser, nettoyer et piloter leur volumétrie, tout en communiquant efficacement les résultats obtenus à la direction.
En agissant sur la volumétrie, les achats IT transforment la gestion des données en véritable levier de performance, de négociation et d’engagement RSE. C’est en reprenant le contrôle sur le stockage que l’entreprise peut anticiper les évolutions, optimiser ses coûts et s’inscrire durablement dans une démarche responsable et sécurisée.
Pour en savoir plus : Optimiser coût de stockage dans M365