La gestion des versions sur Microsoft 365

Rédigé par Cynthia Baux | Dec 19, 2024 7:00:00 AM

Microsoft 365 propose le "versioning" des fichiers SharePoint, OneDrive et permet de garder l'historique des changements d'un document en cas de besoin. Cette gestion des versions a un impact significatif sur l'optimisation de l’espace de stockage Microsoft 365, surtout pour les fichiers volumineux.

Cet article explore en détail le fonctionnement des versions de fichiers, son impact sur le stockage, et les bonnes pratiques pour optimiser cette fonctionnalité.

Au programme :

Le versioning de fichiers, comment ça marche ?

Le versioning de fichiers permet de conserver un historique détaillé des modifications apportées à un document. Chaque fois qu’un fichier est modifié, une nouvelle version est créée : elle peut être effectuée manuellement par l’utilisateur ou automatiquement grâce à l’option AutoSave (toutes les dix minutes).

Concrètement, chaque version d’un fichier est comptabilisée dans le quota de stockage du site SharePoint. Par exemple, une modification mineure, comme l’ajout d’une virgule, génère une nouvelle version. Et si une version est supprimée, elle l’est définitivement, contrairement à la suppression d’un fichier entier qui envoie toutes les versions à la corbeille. Si une politique de rétention est en place, toutes les versions sont conservées dans la bibliothèque de rétention :

Une politique de rétention est une règle définie par l'administrateur du site SharePoint pour conserver les documents et leurs versions pendant une période déterminée, ce qui est utile pour des raisons de conformité, d'audit ou de récupération de données.
La bibliothèque de rétention est un espace de stockage dédié où les versions des fichiers sont conservées même après leur suppression, garantissant ainsi que les documents restent disponibles pour une période spécifiée, même si les utilisateurs les suppriment de leur emplacement d'origine. Toutes les versions d'un fichier, y compris les modifications mineures, sont stockées dans cette bibliothèque, permettant ainsi de récupérer des versions antérieures.

L'impact des versions de fichiers sur le stockage Microsoft 365

Le versioning de fichiers sur Microsoft 365 a un impact significatif sur l’utilisation de quota disponible car chaque modification augmente l’espace de stockage utilisé. Cet impact est particulièrement notable pour les fichiers bureautiques collaboratifs volumineux comme les présentations PowerPoint ou les fichiers Excel, qui peuvent contenir des centaines de versions.

→ Par exemple, un PowerPoint de 100 Mo avec 100 versions peut atteindre un poids total de 10 Go.

Cette accumulation de versions peut rapidement consommer une grande partie du quota de stockage disponible. Cela peut poser des défis économiques, surtout pour les entreprises utilisant SharePoint, où l’espace de stockage est limité et coûteux. En général, chaque utilisateur dispose de 1 To de stockage inclus dans leur abonnement. Si ce quota est dépassé, il est possible d'acheter du stockage supplémentaire.

Le coût du stockage supplémentaire varie, mais il est généralement d'environ 0,19€ à 0,28€ par Go par mois.

→ Par exemple, 1 To de stockage supplémentaire coûterait environ 190€ par mois. Ces coûts peuvent s'accumuler rapidement, surtout pour les entreprises avec de nombreux utilisateurs et une grande quantité de données.

Configuration du versioning dans SharePoint pour optimiser le stockage

SharePoint utilise des fonctionnalités de versioning avancées pour optimiser la gestion des documents. Par défaut, 500 versions sont stockées sur Microsoft 365, mais cette limite peut être ajustée entre 100 et 10 000 versions selon les besoins spécifiques de l’organisation. Il est même possible, via les API, de descendre à une seule version, bien que cela ne soit pas recommandé.

Un nouveau mécanisme permet également la suppression automatique des versions non utilisées pour optimiser l’espace de stockage. Cela aide à libérer de l'espace de stockage en éliminant les versions anciennes ou redondantes qui ne sont plus nécessaires. Ce processus peut être configuré pour fonctionner selon des critères spécifiques, comme la suppression des versions après un certain nombre de jours ou lorsque le nombre total de versions dépasse une limite définie.

Pour optimiser le stockage, il est crucial de mettre en place des bonnes pratiques de gestion des versions.

→ Par exemple, limiter les quotas à 100 Go pour chaque site ou OneDrive peut aider à contrôler l’utilisation de l’espace de stockage.

Également, il est conseillé de nettoyer régulièrement les versions obsolètes ou inutiles. Les gestionnaires de données peuvent configurer des règles pour supprimer automatiquement les versions non utilisées, ce qui permet de libérer de l’espace de stockage sans intervention manuelle.

MyDataManagement : la solution pour nettoyer les multiples versions de fichiers Microsoft 365

MyDataManagement est la nouvelle solution d’IDECSI conçue pour aider les entreprises à optimiser le stockage de leurs données sur Microsoft 365. Cette solution propose un tableau de bord personnel qui simplifie le nettoyage des données inutiles, obsolètes et volumineuses.

Elle permet également de planifier des campagnes de nettoyage avec des résultats concrets et une optimisation continue du stockage.

Grâce aux points d'attention, les propriétaires de données peuvent rapidement repérer les fichiers inutilisés depuis une période donnée, les versions redondantes et volumineuses, ainsi que les espaces inactifs. Les utilisateurs peuvent ainsi supprimer les données superflues et ne conserver que l’essentiel. En quelques clics, ils sont engagés en faveur d'un numérique plus responsable.

Exemple de points d'attention

Action de nettoyage sur les versions

Le versioning des fichiers sur Microsoft 365 est essentiel pour la gestion des documents, offrant traçabilité et collaboration. Cependant, chaque version consomme de l’espace de stockage, ce qui devient rapidement un défi, surtout pour les fichiers volumineux.

Pour optimiser le stockage, il est crucial de configurer correctement les paramètres de versioning dans SharePoint et de nettoyer régulièrement les versions inutiles.

MyDataManagement d’IDECSI vous aide à identifier et gérer les fichiers volumineux, libérant de l’espace et optimisant les coûts. En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent améliorer leur gestion des documents et optimiser les ressources numériques.

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