Optimiser la gestion du stockage dans Microsoft 365

Pouvant parfois atteindre plusieurs PetaOctets (1 PO = 1 million de MegaOctects), pour la consommation de données des plus grands groupes, les enjeux sont colossaux en termes de coûts notamment, mais également d’impact énergétique. 

Cette gestion, qu’elle soit motivée par une démarche de numérique responsable ou des enjeux plus économiques, est nécessaire pour éviter par exemple les espaces saturés de données inutiles, les coûts supplémentaires, ou encore l’obsolescence des données… 

La tarification et la configuration du stockage dans Microsoft 365 revêtent une importance cruciale pour les entreprises, dictant la manière dont les données sont gérées et utilisées au sein de l'écosystème.

En ce qui concerne SharePoint, la quantité d'espace disponible est directement liée au nombre de licences utilisateurs (Office 365 E5, Microsoft 365 F3...) achetées, offrant une capacité par défaut de 1 To et un ajout de 10 Go par utilisateur. Chaque licence SharePoint octroie à l'organisation 1 To de stockage, avec un ajout de 10 Go par licence. Cette politique s'applique aux licences telles que Microsoft 365 A3, Entreprise et Administration. Les administrateurs de Microsoft 365 ont la main pour moduler leur espace de stockage en fonction des besoins spécifiques de leur entreprise. 

Cependant, lorsque les quotas de stockage sont atteints, il existe des options pour ajouter de l’espace supplémentaire. Ainsi, en utilisant le module complémentaire Office 365 Extra File Storage, les utilisateurs peuvent débloquer des blocs supplémentaires de 1 Go à un coût de 18 centimes par Go par mois, soit 2,16 euros par an (prix public).  

Cette stratégie permet aux entreprises de maintenir leur flux de travail sans interruption, même lorsque les besoins en stockage augmentent, mais engendre avec elle des coûts supplémentaires.

Dans l'environnement Microsoft 365, les deux principales options de stockage sont OneDrive et SharePoint, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques pour répondre aux besoins des utilisateurs.  

Un espace de stockage individuel sur OneDrive 

OneDrive constitue un espace de stockage personnel pour chaque utilisateur, offrant une capacité par défaut de 1 To pour la plupart des offres d'abonnement.  

Quatre états de stockage permettent aux utilisateurs de suivre l’utilisation de l’espace de stockage par rapport aux quotas établis : 

• Sous la limite : si l’utilisation du stockage du compte OneDrive est inférieure à la limite d’avertissement. 
• Presque complet : si l’utilisation du stockage a dépassé la limite d’avertissement et est proche des limites du compte OneDrive. 
• Complet : si l’utilisation du stockage est égale aux limites du compte OneDrive. Dans cet état, l’utilisateur ne peut pas modifier ou ajouter de nouveaux fichiers à son compte OneDrive. 
• Dépassement de la limite : si le stockage a dépassé les limites du compte OneDrive. Dans cet état, l’utilisateur ne peut pas modifier ou ajouter de nouveaux fichiers à son compte OneDrive. 

Ils reçoivent des notifications par e-mail lorsque le seuil critique est dépassé, ou bientôt l’être. Cependant, ces limites de stockage peuvent être ajustées selon les besoins de l'entreprise via le centre d'administration SharePoint ou l'utilisation de Powershell. 

Il est ainsi possible de personnaliser les quotas de stockage pour certains utilisateurs pour une flexibilité accrue dans la gestion des ressources. 

Application de synchronisation OneDrive pour avoir une vue d'ensemble sur l'espace de stockage disponible. Source : Microsoft

Des espaces de stockage partagés avec SharePoint 

Le stockage dans SharePoint est géré à deux niveaux : la gestion totale de l'espace disponible pour l'organisation et l'allocation par site. 

La quantité d'espace SharePoint attribuée à une organisation dépend donc du nombre de licences. Pour accéder à l'espace total et disponible, les administrateurs peuvent se rendre dans le nouveau centre d'administration SharePoint. Chaque site dispose d'une allocation maximale de 25 To, valeur par défaut. Cette allocation est généralement gérée automatiquement par Microsoft, mais les administrateurs ont la possibilité de la régler manuellement pour chaque site en définissant des limites spécifiques. 

Microsoft recommande la mise en place d'alertes par e-mail pour informer les administrateurs lorsque les sites approchent de leur limite de stockage. 

La complexité réside dans le fait d’ajuster ou non le stockage en fonction des besoins des utilisateurs et de l’entreprise, vis-à-vis de l’engagement pris avec Microsoft. 

Avec la croissance exponentielle des données dans les environnements Microsoft 365, il devient impératif pour les entreprises de maîtriser leur utilisation du stockage et d'adopter des bonnes pratiques pour optimiser l'espace disponible restant : 

• Surveiller et gérer les utilisateurs et les groupes inactifs : en identifiant et en supprimant les comptes inutilisés, les administrateurs peuvent libérer de l'espace et optimiser l'efficacité du stockage. À cet effet, la console d'administration offre la possibilité d'accéder à des rapports sur les utilisateurs les moins actifs, facilitant ainsi le processus de nettoyage. 

• Mettre des limites de stockage sur OneDrive, SharePoint : cette mesure permet de prévenir une utilisation excessive de l'espace et de maintenir un équilibre entre les besoins des utilisateurs et les ressources disponibles. 
• Activer les paramètres de rétention des enregistrements de réunion Teams : afin d'éviter de conserver des enregistrements obsolètes et maintenir un environnement de stockage plus propre et plus efficace.
• Activer les stratégies de suppression Exchange, combinée à l'utilisation de boîtes aux lettres d'archivage : permet de conserver seulement les e-mails nécessaires et de maintenir la conformité réglementaire tandis que les anciens e-mails et les spams sont automatiquement supprimés.
• Activer et configurer le contrôle de versions dans une liste ou une bibliothèque SharePoint depuis les paramètres d'un site Sharepoint : il est possible de limiter le nombre de versions et de brouillons à conserver et définir des limites de temps pour supprimer des versions en fonction de l'âge.  

Microsoft prévoit dans ce sens des étiquettes de rétention pour déclarer qu’un document ou dossier Sharepoint ne doit pas être supprimé. 

En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent optimiser leur utilisation du stockage dans Microsoft 365, tout en renforçant la sécurité et la conformité des données. 

Enfin, au-delà, des réglages définis dans la console d’administration pour gérer l’espace de stockage, il est crucial de mettre en place des campagnes de nettoyage notamment auprès des utilisateurs et de les responsabiliser sur la consommation de leur espace de travail numérique.

Les utilisateurs jouent un rôle important puisqu’ils créent les données qui sont stockées dans les différents espaces de stockage. 

Il est primordial de les sensibiliser sur la réalité du stockage dans le cloud et sur le fait que ce ne sont pas des ressources illimitées afin de les impliquer dans le nettoyage de leurs données. 

Chaque donnée stockée dans Microsoft 365 non seulement occupe de l'espace, mais peut engendrer des coûts supplémentaires pour l'entreprise. Alors quand il s'agit de données dormantes, inutiles, inutilisées, c’est problématique.

En sensibilisant les utilisateurs sur les bonnes pratiques de gestion des données, de nettoyage, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur utilisation des ressources de stockage, réduire les dépenses inutiles mais aussi s’inscrire en faveur d'un numérique plus responsable. 

Malgré son apparence parfois trompeuse, l’espace de stockage dans Microsoft 365 est bien limité pour les entreprises et ses utilisateurs, régis par un abonnement ou un engagement. Les ressources ont un coût et un impact énergétique.

Ainsi, pour les entreprises, la gestion du stockage et des données représente un double enjeu : financier et de sobriété numérique. 

D'une part, les coûts associés à un stockage excessif sont non négligeables. Chaque mégaoctet additionnel représente une dépense supplémentaire, ce qui souligne l'importance de rationaliser et de contrôler les données stockées.

D'autre part, la sobriété numérique émerge comme une préoccupation majeure. La responsabilité des entreprises de réduire leur empreinte carbone numérique s'aligne avec la nécessité de limiter les ressources utilisées dans le cloud.  

Ainsi, la gestion efficace des données dans Microsoft 365 ne se limite pas à une question de budget, mais elle constitue également un levier pour une utilisation plus responsable et durable des ressources numériques.