Comment préparer son tenant M365 à Copilot ?

Avec l’adoption croissante de Microsoft 365 et l’arrivée de Copilot, les entreprises doivent impérativement renforcer la protection et la gouvernance de leurs données. Une gestion rigoureuse des accès, des permissions et des partages est essentielle pour protéger les informations sensibles et garantir une utilisation maîtrisée des outils d'Intelligence Artificielle.

Comment structurer et sécuriser efficacement votre tenant M365 ? Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour éviter la surexposition de vos données ?

Au programme : 

• Microsoft 365 et gouvernance des accès aux des données : un enjeu stratégique
• Pourquoi et comment réduire le volume de données ?
• Sécuriser les accès et maîtriser les partages : un impératif absolu
• Surveillance continue et automatisation de la gouvernance

Microsoft 365 et gouvernance des accès aux données : un enjeu stratégique

Le tenant M365 est au cœur de l’activité numérique des organisations : il centralise les échanges, les documents et les outils collaboratifs. Or, l’augmentation constante du volume de données et l’adoption de Copilot impliquent de nouveaux défis en matière de gouvernance des accès.

Sans une gestion fine des permissions et des partages, le risque de dérive est important : surexposition des données, que des utilisateurs accèdent à des données auxquelles ils ne devraient pas... Il est donc indispensable de cartographier les accès afin d'éliminer les risques.

Avec MyDataSecurity, les organisations disposent d’une vision complète et en temps réel des accès, droits et partages dans M365.

La solution permet de :

• Cartographier les accès et détecter les permissions excessives ou obsolètes.
• Analyser les partages sensibles pour identifier les risques de surexposition des données.

Pourquoi et comment réduire le volume de données ?

Il est important de supprimer ses données inutiles, obsolètes pour éviter que Copilot M365 les indexe. Il s'agit du phénomène de garbage in-garbage out : l'outil d'IA utilisera toutes les données auxquelles il accède, et s'il se base sur des données obsolètes, il reproduira des données peu fiables, voire complétement erronées. 

Une approche efficace consiste à :

• Identifier et supprimer les fichiers inutiles ou non conformes.
• Mettre en place des règles de rétention pour automatiser le cycle de vie de la donnée.
• Catégoriser et sécuriser les données sensibles en limitant les accès aux personnes strictement concernées.

Cette optimisation facilitera également le déploiement de Copilot en garantissant que l’IA ne s’appuie que sur des données pertinentes et validées.

Sécuriser les accès et maîtriser les partages : un impératif absolu

Un accès trop permissif à un document, un partage non maîtrisé avec un prestataire externe… Ce sont des portes ouvertes aux cyberattaques et aux violations de données.

Pour éviter ces risques, il est essentiel de suivre en temps réel les accès et de détecter toute anomalie. Avec IDECSI, les équipes IT et les responsables métiers bénéficient :

• D’alertes en temps réel en cas d’activité suspecte ou de modification des permissions.
• D’une visibilité claire sur les partages pour identifier les fichiers sensibles exposés.
• D’actions de remédiation immédiates pour corriger les erreurs et réduire les risques.

La protection et la gouvernance des accès aux données du tenant M365 ne reposent pas uniquement sur des outils techniques, mais aussi sur la sensibilisation des utilisateurs. Former les collaborateurs aux bonnes pratiques, aux risques de sécurité (phishing, gestion des mots de passe, etc.) et à l’utilisation sécurisée des outils collaboratifs est crucial.

Il est également important de les informer sur l'impact de l’intégration de Copilot, notamment sur l’interaction de l’IA avec les données. Un programme de formation continue et des rappels réguliers aideront à réduire les erreurs humaines et à assurer une utilisation conforme des outils, tout en impliquant chaque collaborateur dans la sécurité des informations.

MyDataSecurity permet, au-delà des équipes IT, à chaque collaborateur d'être acteur de la sécurité en surveillant ses propres accès et en signalant les anomalies.

Surveillance continue et automatisation de la gouvernance

Au-delà des bonnes pratiques, l’adoption d’outils spécialisés permet d’automatiser la surveillance et de renforcer la gouvernance de votre tenant M365.

Les solutions de protection avancée offrent :

• Une visibilité centralisée sur les accès et les partages pour détecter les anomalies.
• Des alertes en cas de comportement suspect (exfiltration de données, accès inhabituels, etc.).
• Des mécanismes de remédiation rapides pour corriger immédiatement toute dérive.

En combinant une gouvernance stricte, une gestion optimisée des données et des outils de surveillance avancés, votre organisation pourra exploiter pleinement les capacités de Copilot M365 tout en minimisant les risques.

Conclusion

La protection et la gouvernance des accès aux données du tenant M365 sont des enjeux majeurs pour les entreprises. Une approche proactive, basée sur une gestion fine des accès, une rationalisation des données et une surveillance continue, permettra de garantir un usage efficace et sécurisé des outils collaboratifs.

Avec l’arrivée de Copilot, il est plus que jamais nécessaire d’anticiper ces défis pour éviter tout risque de fuite ou d’exploitation abusive des données. En adoptant les bonnes pratiques et en s’appuyant sur des solutions de contrôle avancées, les entreprises peuvent sécuriser leur environnement M365 tout en favorisant une collaboration fluide et productive.