La sobriété numérique est une démarche visant à réduire l’impact environnemental du numérique en limitant ses usages.
En entreprise, la sobriété numérique implique de repenser les pratiques et les outils de travail, en privilégiant les solutions les plus économes et les plus éthiques. Selon l'ADEME, 4% des émissions mondiales de gaz à effet de serre (GES) sont dues au numérique. Face à la croissance exponentielle du numérique et à son importante empreinte écologique, la sobriété numérique prend une dimension de plus en plus stratégique pour les entreprises.
Les outils numériques utilisés pour la transition digitale des entreprises, tels que les outils collaboratifs et de communication (suite Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Slack...), ont un réel impact sur l'environnement.
Alors quels sont les enjeux de la sobriété numérique sur ces outils ? Quel est l'impact des données que nous générons, partageons et stockons au quotidien sur les plateformes ?Dans cet article, nous explorons ces questions pour vous aider à adopter une démarche de sobriété numérique dans vos outils collaboratifs.
Au programme :
1. La sobriété numérique en entreprise
La sobriété numérique est une démarche essentielle pour réduire l’empreinte écologique du numérique. En entreprise, elle implique une réévaluation profonde des pratiques et des outils de travail. Concrètement, la sobriété numérique se traduit par plusieurs actions, telles que :
- Limiter les usages : réduire la dépendance aux technologies en utilisant les outils numériques de manière plus parcimonieuse.
- Acheter raisonnablement : plutôt que d’accumuler de nouveaux appareils, privilégier la réparation d'anciens équipements ou l’achat de produits reconditionnés.
- Optimiser l'énergie : contribuer à la sobriété numérique en veillant à réduire la consommation d’énergie liée aux activités numériques.
En complément, le concept de Green IT a une part importante dans la sobriété numérique. Par définition, cela englobe toutes les technologies de l'information conçues pour aider les entreprises à diminuer leur empreinte carbone, leurs émissions de gaz à effet de serre et limiter leur consommation énergétique. Le Green IT renvoie également aux principes socio-économiques adoptés par les entreprises et la société dans son ensemble pour faciliter la transition écologique.
L'essor du numérique engendre des défis considérables, nécessitant une réponse adaptée de la part des entreprises. Les Accords de Paris, qui visent à réduire les émissions de gaz à effet de serre de moitié d’ici 2030, renforcent encore cette nécessité.
Par ailleurs, la loi du 15 novembre 2021 sur la Réduction de l’Empreinte Environnementale du Numérique (REEN) a accentué cette nécessité. La loi a pour objectif de diminuer l’impact écologique du numérique en France et concerne tous les acteurs du numérique (particuliers et professionnels). Avec cette loi, le numérique devient officiellement un moyen pour atteindre les cibles énergétiques établies.
La notion de sobriété numérique en entreprise insiste sur l'importance de surveiller de près la consommation d'énergie et d'impliquer activement les employés dans une transition énergétique.
2. La sobriété numérique au sein des outils collaboratifs
La transformation digitale a entrainé une importante création de contenu et de valeur : dématérialisation, accès à la connaissance, travail à distance... accéléré par le covid et la mise en place du télétravail. Depuis 2020, nous constatons une accélération des outils de communication et de collaboration avec des utilisateurs hyperconnectés toujours plus nombreux.
La Digital Workplace représente entre 65% et 90% (source : Les 7 règles d'or pour une Digital Workplace durable - Wavestone) de l'empreinte carbone de la DSI des entreprises tertiaires. Il est donc fondamental d'adresser ce sujet dans le cadre d'une stratégie numérique responsable. La mesure de ses impacts avec précision et la sensibilisation des équipes sont des points clés et doivent être intégrées dans les feuilles de route pour aligner les stratégies avec les objectifs de réduction.
D'autant plus que notre utilisation numérique ne risque pas de diminuer de sitôt, les entreprises vont devoir trouver des solutions pour concilier les besoins de digitalisation et de collaboration avec les défis de la sobriété numérique. Ainsi, une gestion efficace des données au sein de la Digital Workplace, et plus globalement au sein du système d'information revêt une importance capitale notamment en ce qui concerne l'optimisation des espaces de stockage.
3. 3 enjeux clés autour de la sobriété numérique
Dans ce contexte, les outils collaboratifs jouent donc un rôle essentiel. Trois grands enjeux liés aux données se distinguent donc :
- Réduire le volume de données : Nos boîtes de messagerie, dossiers partagés et espaces de stockage regorgent de fichiers. Pourtant, combien sont réellement utiles ? Nettoyez les fichiers volumineux, les ressources inactives, pour ne garder que les versions utiles.
- Optimiser le stockage : Les données dormantes, inactives et non consultées depuis longtemps occupent de précieux espaces. Une gestion efficace du stockage permet de réduire l’empreinte écologique et les coûts associés
- Sensibiliser les utilisateurs : Une gestion saine et efficace des fichiers est primordiale pour une meilleure productivité. Identifier les doublons, supprimer les éléments inactifs et favoriser une collaboration responsable sont autant de pratiques qui contribuent à une utilisation plus éthique et efficiente des outils numériques.
Ces enjeux mettent en avant un réel bénéfice pour les entreprises : la maîtrise de leurs coûts. Analyser et optimiser le stockage des espaces collaboratifs va permettre aux entreprises de générer des économies significatives. En étant conscient de ces enjeux majeurs, les entreprises peuvent donc concilier performance, responsabilité et respect de l’environnement dans leur utilisation des outils collaboratifs.
4. Bonnes pratiques pour un numérique plus responsable
Comment réduire son empreinte au quotidien ? L'ensemble des collaborateurs d'une entreprise peuvent participer activement en adoptant de meilleures pratiques d’usage au sein des outils collaboratifs de la Digital Workplace. En voici quelques exemples :
1. Améliorer la maitrise des stockages personnels en favorisant des actions de nettoyage
- N'accumulez pas des fichiers ou dossiers doublons, partagés par des personnes différentes ayant des libellés proches
- Utilisez la fonction de versioning (sauvegarder des versions de son fichier) incrémental plutôt que de créer des copies
- Nettoyez les documents obsolètes et allégez les versions de documents inutilisés depuis un certain temps
2. Optimiser les espaces de collaboration
- Co-éditer en ligne plutôt qu'échanger des copies de documents
- Autoriser les utilisateurs à modifier le document pour éviter le téléchargement du fichier
- Nettoyer les groupes de discussions inactifs et éviter de créer autant de groupes que de sujets de collaborations
3. Réduire le volume des fichiers échangés, notamment via les emails
- Eviter les pièces jointes : envoyez plutôt un lien de partage vers le document souhaité
- Eviter les multidestinataires : cela demande plus de stockage
- Supprimer vos mails régulièrement, notamment celles avec des pièces jointes, au lieu de les archiver
La sobriété numérique est donc un levier stratégique pour les organisations qui veulent tirer le meilleur parti de la donnée. En adoptant une gouvernance des données responsable, elles peuvent réduire leur impact environnemental tout en améliorant leur performance.