3 KPI pour identifier les données inutiles sur Microsoft 365

Selon une récente étude, 53% des organisations EMEA ont dépassé leur budget de stockage cloud en 2023, et 91% prévoient de l’augmenter en 2024. Dans un contexte d'augmentation continue et massive des données, la maîtrise des espaces de stockage devient essentielle, notamment pour promouvoir une gestion numérique plus sobre.

Dans ce contexte, nous explorons dans cet article les indicateurs clés à suivre pour identifier les données qui pourraient s'avérer inutiles, obsolètes, non utilisées afin de les supprimer ou les archiver, et d'optimiser la gestion du stockage sur Microsoft 365 :

Au programme :

Les espaces et fichiers inactifs ou dormants
Les versions de fichiers
Les espaces de stockage saturés
MyDataManagement : la solution innovante pour nettoyer les fichiers et ressources volumineux sur Microsoft 365

1. Les espaces et fichiers inactifs ou dormants

Les espaces inactifs et les fichiers non accédées depuis un certain temps sont courants dans les environnements Microsoft 365.

Les fichiers dormants sont des fichiers non consultés depuis un certain temps. Ils n'ont pas de modification ou d'accès récent. La période d'inactivité varie en fonction des habitudes de l'organisation et des réglementation.
Les espaces inactifs sont des espaces de stockage, tels que les boîtes aux lettres, les dossiers OneDrive et les sites SharePoint (équipes Teams), qui n’ont pas été utilisés pendant une période donnée. Ces espaces peuvent contenir des fichiers obsolètes, des e-mails non lus ou des documents qui ne sont plus pertinents. L’inactivité peut résulter d’un départ d’employé, d’une réorganisation interne ou simplement d’une mauvaise gestion des sites.

Ces ressources consomment de l'espace de stockage et peuvent entrainer un "chaos documentaire" (gestion des doublons, infobésité...) ce qui peut avoir une incidence en terme de productivité pour les utilisateurs, il parait donc nécessaire de faire du tri, du nettoyage.

2. Les versions de fichiers

Le versioning des fichiers est une fonctionnalité de Microsoft (Sharepoint, OneDrive) qui permet de conserver l'historique des modifications apportées à un document. Il s'agit d'un moyen de gérer les différentes enregistrements d'un fichier et de pouvoir revenir à une version antérieure si besoin.

Chaque version d'un document est décompté du quota disponible du site SharePoint et, donc du quota global du tenant. Et une modification, même mineure, comme l'ajout d'une virgule génère une nouvelle version.

Les fichiers comme les présentations PowerPoint ou les fichiers Excel, qui contiennent parfois des centaines de versions, sont très consommateurs d'espace de stockage :

→ Par exemple, il n'est pas rare de voir chez nos clients des PowerPoint avec un poids de 100Mo et plus de 100 versions, ce qui fait un poids total de plus de 10Go.

Les versions impactent donc le poids des fichiers et l'espace de stockage disponible, qui est limité selon le forfait souscrit.

Il est donc important de gérer le versioning automatique, de faire attention au poids des fichiers et de supprimer les versions inutiles pour optimiser l'espace de stockage. Il existe également des options pour réduire la taille des fichiers, comme la compression des images, la suppression des données cachées ou la conversion en format PDF (il est à noter que ce sont des actions manuelles non automatisée dans les services Microsoft).

3. Les espaces de stockage saturés

Les espaces de stockage disposent de quotas qui sont des limites prédéfinies pour différentes ressources dans les services Microsoft tels que Microsoft 365 et Azure. Chaque quota représente une ressource spécifique, comme le nombre de machines virtuelles que vous pouvez créer, le nombre de comptes de stockage que vous pouvez utiliser simultanément... Avant, on appelait ces quotas “limites”, définis et appliqués au niveau de l’abonnement.

Lorsqu’une ressource atteint son quota, cela signifie qu’elle a utilisé la totalité de la quantité allouée. Si les ressources dépassent leurs quotas, voici ce qui se passe :

OneDrive : Vous ne pourrez plus charger, modifier ou synchroniser de nouveaux fichiers. Vos fichiers existants resteront en lecture seule.
Boîte aux lettres : Vous ne pourrez pas envoyer ou recevoir de nouveaux e-mails, même si vous n’avez pas dépassé votre quota de stockage de courrier. Tous les e-mails qui vous sont envoyés seront retournés à l’expéditeur. Après 6 mois, Microsoft peut supprimer votre OneDrive et tous les fichiers qu’il contient, et une fois supprimés, ces fichiers ne sont pas récupérables.
Microsoft Teams (SharePoint) : Vous ne pourrez pas envoyer ou recevoir de messages contenant des pièces jointes.

il s'avère important que chaque utilisateur ait connaissance de ses quotas et de la consommation de ses données pour éviter les interruptions de service sur les outils collaboratifs de la suite Microsoft 365 et garantir une utilisation efficace des ressources. Si vous dépassez vos quotas, il est recommandé de libérer de l’espace ou d’augmenter vos limites de stockage en mettant à niveau votre compte Microsoft 365.

MyDataManagement, la solution pour identifier les fichiers et ressources volumineux sur Microsoft 365

Il est important de faire un état des lieux précis sur Microsoft Teams, Sharepoint, OneDrive… et d'identifier les données inutiles afin de libérer de l’espace et d'optimiser les coûts.

IDECSI a lancé, MyDataManagement, un dispositif qui permet d'identifier et de nettoyer les fichiers inutiles de son environnement Microsoft 365 grâce à des tableaux de bords (powerBi) :

Rapport sur les fichiers volumineux et non accédés depuis un certain temps afin d'identifier rapidement et simplement les suppressions uniques à fort impact d'optimisation

rapport stockage onedrive fichiers volumineux

→ Exemple de rapport sur l'état du stockage sur OneDrive :
- Fichiers volumineux sans accès récent
- Fichiers qui n'ont pas été ouverts depuis plus de 90 jours

Rapport sur les ressources qui ont atteint leurs quotas pour identifier l'espace consommé et le reste à disposition, d'accéder aux différents fichiers selon leur taille.
Les ressources inactives pour connaitre les sites SharePoint qui n'ont pas été accédés depuis un temps défini et d'en connaitre leur volume. Ces derniers peuvent être facilement supprimés en 2 clics.

indicateur stockage sharepoint

→ Exemple de rapport sur l'état du stockage sur les ressources SharePoint :
- Inactives, sites volumineux non utilisés récemment
- Saturées, sites volumineux qui ont dépassé la limite de stockage

MyDataManagement permet aux entreprises de réduire les données inutiles et d'optimiser le stockage pour améliorer la sobriété numérique en entreprise .

*étude sur l’indice de stockage cloud publiée par Wasabi 2024.